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Digitalización en los procesos de matriculación

Digitalización en los procesos de matriculación y cobros de los centros de formación

En la actualidad cada vez más se realizan compras y sus correspondientes pagos de forma online, práctica que también se ha extendido a los cobros de las matrículas y mensualidades de los centros de formación. Cada día los usuarios de internet tienen más confianza para realizar pagos online debido a la mejora en los sistemas de seguridad y a la cultura digital que se ha impregnado en la sociedad. Por ello es necesario permitir a los alumnos realizar los pagos de forma digital.

En los centros de estudios privados los cursos suelen pagarse de forma periódica, normalmente en mensualidades. El proceso de digitalización obliga a las empresas de formación a permitir que sus alumnos abonen además de en efectivo o mediante domiciliaciones en su cuenta bancaria, un sistema en el que sólo se aporte la numeración de la tarjeta y sin necesidad de desplazarse al centro.

La evolución del proceso de cobros digitales mediante plataformas online es muy conveniente ya que se ahorra tiempo y se ofrece comodidad. La digitalización de cobros supone que en la zona de usuarios de la página web del centro de estudios se habilite una plataforma para facilitar el proceso en las fechas indicadas según se haya configurado previamente.

En la actual situación del Covid esta forma de cobros ha experimentado un gran impulso ya que casi la mitad de las búsquedas de internet están relacionadas con la formación online. Evidentemente para este tipo de formación tiene que existir también la facturación y cobro online. En 2020 muchas clases se realizaron de un modo virtual o telemático, y por ello los cobros se han realizado con pasarelas de pago.

El cobro y la matriculación online ofrecen algunas ventajas como reducir las colas en las épocas de matriculación ofreciendo así un mejor servicio al cliente, disminuir la carga de trabajo de los administrativos, o impulsar las ventas a través de la página web del centro.

La uso de los pagos online se puede realizar de varios modos, entre ellas el sistema en la página web del centro con una “pasarela” de pago”. De esta forma los alumnos pueden acceder al apartado de matriculación online con sus datos de acceso, o creando una cuenta para lo cual debe introducir sus datos personales, bancarios,…

En la mayoría de las páginas web al acceder al apartado de matriculación aparece un listado de los cursos disponibles de la entidad, lo que permite el alumno añadir a su “carrito” o comprar directamente el curso que desea matricularse .El centro puede decidir si le da la opción de seleccionar el grupo que más le interese, el nivel, las fechas de inicio, etc. Con todos estos datos se produce la matrícula automáticamente.

Por ello, cualquier empresa de formación puede realizar una gestión de sus alumnos, profesores y del propio centro. Dicha gestión es importante que esté digitalizada y para ello existen las plataformas y los programas de gestión especializados en colegios, academias, centros de formación o cualquier empresa de actividad docente tanto pública como privada.

Un software de gestión permite centralizar la información de todas las áreas del centro de formación y agilizar los procesos. Con la implantación de un programa informático se puede gestionar desde un mismo sistema la administración, la contabilidad, la actividad docente y la de recursos humanos. Así se evitan duplicidades y se ahorra mucho tiempo en el trabajo administrativo y de dirección educativa.

Un software de gestión educativa muy extendido es Gesforma, plataforma especializada en la formación bonificada. Algunas utilidades que dispone son la de gestionar la cartera de clientes, coordina las fuerzas de venta, comunicar los datos a FUNDAE, generar la documentación personalizada, facturar y preparar las remesas, realizar el seguimiento de los cobros, etc.

Esta plataforma ofrece en la actualidad dos meses gratis de prueba y un asesoramiento personalizado en la implantación inicial.

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