Si una empresa de formación decide presentarse a una Licitación, debe disponer de la documentación de forma correcta y sin errores, y además realizar una relación de todos documentos y anexos administrativos y prepararlos con suficiente antelación. Este trabajo facilitará todo el proceso y ahorrará tiempo. Por otro lado, deben actualizarse los curriculums del personal que participará en el servicio, en un formato normalizado en su contenido para dar imagen de equipo, y haciendo alusión a los trabajos realizados relacionados con el de la licitación.
En el caso de que la empresa que ya haya presentado ofertas anteriores en otras licitaciones, hay que vigilar no utilizar documentos ya elaborados para otras propuestas, ni hacer referencias pasada, ni abusar del “copia y pega”. La oferta debe estar lo más personalizada posible, con la finalidad de que el promotor no tenga la sensación de estar leyendo una propuesta estándar. Para ello es interesante nombrar al promotor y al contrato con frecuencia y utilizar el logotipo de la entidad que contrata.
Algunos consejos generales consisten en realizar un estudio detallado del proyecto de servicio, teniendo en cuenta aspectos como:
- Detección de errores en la cuantificación de las unidades de trabajo.
- Detección de errores en el diseño técnico.
- Evitar omisiones de unidades de trabajo que sean necesario llevar a cabo. A veces se olvidan detalles que pueden ascender el coste para la empresa.
- No cometer errores en las medidas de impacto medioambiental.
- En caso de incorporar metodologías se debe ser conciso y escueto para evitar al evaluador la lectura de una descripción excesivamente tediosa.
- Hay que incluir gráficos, imágenes y tablas que apoyen la comprensión del proyecto. Los cronogramas son muy importantes para los promotores pues así ven como se desarrolla el servicio en el tiempo.
- Realizar dentro de los plazos varias lecturas de la oferta por diferentes personas para garantizar que se entiende bien y no tiene errores.
Por último, en las licitaciones los plazos son rígidos y se debe trabajar con rapidez para respetarlos y no quedar fuera por presentar la documentación tarde. Para ello es fundamental hacer una buena planificación del tiempo para evitar prisas y acumulación de trabajo de última hora. Hay que tener siempre presente la fecha límite de entrega de las ofertas o solicitudes de participación, contemplando si el plazo se cuenta en días hábiles o naturales, o si la fecha ya viene especificada en el anuncio, y en caso de que el envío se vaya a hacer por correo postal, tener en cuenta el horario de las oficinas de correos. Además se debe controlar también los plazos de posibles alegaciones o impugnaciones de requerimientos de solvencia, criterios de adjudicación, etc.
Para determinar la propuesta económica se debe emplear recursos para averiguar qué valor añadido se puede aportar, así como contemplar en detalle todos los gastos y predecir posibles desviaciones en ellos para garantizar presentar la oferta a un precio siempre superior a la mayor previsión del coste. Lógicamente hay que tener en cuenta que suelen haber otras empresas ofertando. Para situarse frente a la competencia se debe conocer primero bien nuestra empresa, y cómo la valoran desde fuera. Para ello es necesario solicitar el expediente en el que se razona cómo han puntuado.
A veces en el pliego de condiciones económicas se plantea la posibilidad de ofrecer mejoras a la oferta económica, y deja parte de la puntuación para las mismas. En ese caso, hay que tener muy en cuenta que puntuación suponen aportar mejoras. Es quizá la fase más importante de la licitación puesto que de ello depende del éxito de la oferta principalmente. Es preciso evaluar muy bien los costes y el retorno económico para evitar que se tengan pérdidas con el servicio prestado.
