Las empresas tienen la posibilidad de aplicar bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social para financiar los cursos dirigidos a sus trabajadores. Sin embargo, esta bonificación está sujeta a un sistema de seguimiento y control por parte del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae), con el fin de garantizar el correcto uso de los fondos públicos destinados a este fin.
Sepe y Fundae pueden llevar un contraste documental de los costes y otros aspectos de las acciones formativas bonificadas por las empresas. Para ello, Fundae requiere a las empresas la presentación de una serie de documentos justificativos, con el objetivo de verificar la correcta aplicación de las bonificaciones y el cumplimiento de los requisitos legales establecidos.
Entre la documentación solicitada por Fundae se encuentra el resumen de costes de las acciones formativas, así como copias de facturas, justificantes de pago, extractos bancarios, anotaciones contables del gasto de formación y de la bonificación aplicada, contratos de encomienda de organización, certificados de no haber recibido otras ayudas, diplomas entregados a los participantes, partes de firma y controles de aprendizaje, documentación acreditativa de la programación y metodología didáctica en caso de teleformación, y detalle de los costes salariales de los trabajadores formados durante la jornada laboral.
La presentación de esta documentación es muy importante, ya que permite a Fundae verificar que los costes imputados a los cursos son conformes a la normativa y se encuentran debidamente justificados. Además, la documentación solicitada permite comprobar el cumplimiento de otros requisitos legales, como la entrega de certificados o diplomas a los participantes, la correcta programación y metodología en caso de teleformación, o la información a la representación de los trabajadores.
Es fundamental que las empresas sean rápidas en la preparación y presentación de la documentación requerida por Fundae, ya que la ausencia o deficiencia de la misma puede ser considerada como un incumplimiento de las obligaciones establecidas en la normativa, lo que puede dar lugar a la exigencia de reintegro de las bonificaciones indebidamente aplicadas e, incluso, a la imposición de sanciones por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Además, la correcta justificación documental de los costes imputados a las acciones formativas es esencial para evitar cualquier tipo de controversia o reclamación posterior por parte de los órganos de control. En este sentido, es recomendable que las empresas mantengan un adecuado sistema de gestión documental, que les permita tener a disposición de los órganos de control toda la documentación justificativa de manera ordenada y accesible.
Asimismo, es importante que las empresas presten especial atención a los requisitos formales que deben cumplir los soportes justificativos, tales como la identificación de los conceptos facturados, la aplicación de las exenciones de IVA correspondientes, o la correcta diferenciación entre los costes directos, indirectos y de organización. El incumplimiento de estos requisitos formales puede ser motivo suficiente para que los costes imputados sean considerados como no justificados y, por lo tanto, se exija el reintegro de las bonificaciones correspondientes.
Por ello, el seguimiento y control documental llevado a cabo por Fundae constituye una herramienta fundamental para garantizar el correcto uso de los fondos públicos destinados a la formación de los trabajadores. Las empresas deben ser conscientes de la importancia de cumplir con los requerimientos de documentación formulados por Fundae, así como de mantener un adecuado sistema de gestión documental que les permita justificar los costes imputados a las acciones formativas bonificadas.
