La Formación Programada, también conocida como Formación Bonificada, se ha convertido en un medio ideal para el desarrollo profesional de los trabajadores de las empresas privadas en España. Este tipo de formación, regulada por Fundae y el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal), permite a las empresas mejorar las competencias de sus empleados, y optimizar los recursos mediante la bonificación de los costes de formación en las cotizaciones de la Seguridad Social (bonificación del crédito de formación).
Uno de los aspectos más importantes de la Formación Programada o Bonificada es la correcta gestión de la documentación justificativa. Según la normativa vigente, las empresas deben custodiar dicha documentación durante un periodo de cuatro años, lo que recalca la importancia de mantener un sistema de archivo y control eficiente.
Tipos de documentación en la Formación Bonificada
Existen varios tipos de documentación que deben ser gestionados dependiendo de la modalidad de la formación. Indicamos una descripción detallada de los diferentes tipos de documentación requerida, divididos en las principales categorías.
- Acciones Formativas.
Las acciones formativas, ya sean presenciales, online o mixtas, requieren una serie de documentos que evidencien tanto la realización de la formación como la calidad de la misma. Entre ellos destacan:
– Control de asistencia: Asegura que los participantes han asistido a la formación Presencial y Aula Virtual.
– Acreditación de la entrega de certificados o diplomas.
– Cuestionarios de evaluación para medir el impacto y aprendizaje.
– CV y acreditaciones del tutor/formador.
– Justificantes de costes y pagos, esenciales para la contabilidad.
– Programación Didáctica (en Presencial).
– Original del contrato de encomienda cuando proceda.
- Teleformación.
La teleformación es una modalidad de aprendizaje elearning que requiere controles más específicos para garantizar que los participantes cumplen con los objetivos formativos. Entre los documentos necesarios encontramos:
– Guía didáctica y Guía del campus.
– Registro de la actividad tanto de tutores como de alumnos.
– Controles de aprendizaje y evidencias de los contenidos de la formación.
– Recursos formativos utilizados.
Además, la plataforma (campus) utilizada para la teleformación, junto con los usuarios y claves, deben permanecer activos un mes después de la finalización del ejercicio formativo. Es decir, hasta finales de marzo del año siguiente.
- Aula Virtual (se considera modalidad Presencial).
En el caso del uso de aulas virtuales, es indispensable el registro de identificación de la formación, así como de los alumnos y sus tiempos de conexión, para demostrar la participación y la efectividad del proceso formativo.
Permisos Individuales de Formación (PIF)
En el caso de los Permisos Individuales de Formación, que permiten a los trabajadores solicitar un permiso retribuido para la formación, la empresa debe gestionar la siguiente documentación:
– Solicitud oficial (Anexo I).
– Horario de clases.
– Registro de ausencias del trabajador.
– Nóminas y pagos de matrícula.
– Resolución oficial si la formación conlleva un título universitario propio.
En el caso de que la empresa disponga de Representación Legal de los Trabajadores (RLT), es obligatorio remitir un informe sobre las actividades formativas, y la RLT firma un Informe Favorable.
Gestión eficiente de la documentación
Una correcta gestión de la documentación en la formación programada (bonificada) garantiza el cumplimiento con la normativa y evita posibles sanciones en caso de inspecciones por parte de Fundae o SEPE. Además, facilita la trazabilidad de las actividades formativas, proporcionando a las empresas una visión clara de sus inversiones en el desarrollo de su equipo.
En este sentido, la implementación de herramientas digitales para la gestión documental puede ser clave. Sistemas que permitan el almacenamiento en la nube, con accesos seguros y automatización de plazos, ayudarán a las empresas a cumplir con las exigencias normativas y a optimizar sus procesos de formación.
Para finalizar, la Formación Bonificada es una poderosa herramienta para el desarrollo de las competencias de los trabajadores y la mejora continua en las empresas. No obstante, su éxito depende en gran medida de una adecuada planificación y de la correcta gestión documental, asegurando que se cumplan todas las normativas establecidas por Fundae y SEPE. La custodia de la documentación durante 4 años es una obligación que, de ser gestionada con eficacia, permitirá a las empresas beneficiarse al máximo de las oportunidades que ofrece dicha formación.