Para que un empleado pueda solicitar un PIF, la formación debe cumplir con ciertos requisitos: debe ser oficial, es decir, contar con acreditación oficial, títulos de formación profesional, titulación oficial o certificados de profesionalidad; el curso no debe estar incluido en la oferta formativa de la empresa; debe ser presencial, ya sea en su totalidad o parcialmente, excluyendo las formaciones a distancia o completamente online. Y no puede tratarse de formaciones obligatorias proporcionadas por la empresa, como cursos de prevención de riesgos laborales.
Los documentos importantes del PIF son:
– Anexo I (solicitud realizada por el trabajador y autorización por parte de la empresa para la realización del correspondiente PIF).
– Documentos justificativos de entradas y salidas del trabajador de la empresa (listado si fichan, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación.
– Soporte del coste imputado por todo el período de disfrute del permiso por parte del trabajador (Nóminas, modelo 190). También se podrá solicitar contrato de trabajo y/o otros documentos donde figure el horario/turnos/calendario de trabajo del participante.
– Fotocopia de la Matrícula del curso reconocido por una Titulación Oficial obtenida por el trabajador. En caso de que no exista matrícula, copia de documento que acredite la inscripción del alumno al curso o al proceso de reconocimiento de la experiencia laboral.
– Justificación de la anotación contable y del ingreso de la bonificación aplicada por los PIF (facturas, asientos, mayores contables, etc).
– Información a la representación RLT sobre el PIF, sólo en caso de que ésta exista. Si se detecta que la empresa no ha informado a la RLT, se pondrá en conocimiento del Unidad de seguimiento de acciones formativas a efectos de su análisis.
– En el caso de ser un Título Universitario Propio deberán custodiar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título.
– Cuando se trate de permisos de conducción deberán custodiar la copia del permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, documentos oficiales de la DGT de inscripción, tasas y examen.
– En el caso de otras acreditaciones oficiales deberán custodiar el carné profesional obtenido tras la realización del PIF.
– Si es el caso, contrato suscrito con la entidad que gestione el permiso del trabajador.
Por otro lado, también se debe archiva y controlar los siguientes documentos:
– Contrato suscrito con las empresas que le han encomendado la gestión del permiso de sus empleados.
– Facturas emitidas a las empresas por la prestación de su servicio.
– Facturas emitidas por el centro de formación (si fuera el caso).
– Matrícula/inscripción del curso correspondiente al trabajador o documento que justifique el inicio del participante en el proceso de reconocimiento de experiencia laboral.
– Horarios y calendario del curso.
– Registro de asistencia a la formación (solo en el caso de que el centro de formación realice un control interno de la asistencia de los alumnos).
– Diploma/Certificación/Acreditación del curso realizado por los participantes, excepto en el caso de formación cuya finalización requiera varios años para completar un título.
– Acreditación de la oficialidad de la acción formativa.
– En el caso de tratarse de un Título Universitario Propio, deberán justificar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título.
