Se entiende por entidad de formación como la organización o empresa con personalidad jurídica propia (tambiénautónomos), que dispone de aulas, equipos, centros, espacios, instalaciones, y recursos humanos para organizar e impartir formación presencial, teleformación o mixta. A diferencia de campus o plataforma de teleformación, que es un entorno tecnológico que desarrolla el proceso de aprendizaje y de interacción entre alumnos y docentes en la modalidad online, y quedispone de contenidos y actividades de aprendizaje y mediante internet.
Los medios utilizados en la impartición u organización de la formación, como aulas, medios, recursos, instalaciones, campus y equipamiento podrán ser propios o bien alquilados a terceros siempre que no aparezca el concepto de subcontratación en la impartición de los cursos. Por ello se puede utilizar un acuerdo de colaboración o contrato de disponibilidad, por el alquiler o la cesión de estos medios y equipos
El sistema dispone de un Registro Estatal de Entidades de Formación, que suma toda la información de los registros habilitados en esta materia, ya sea por otras Administraciones o por las CCAA. En el caso de la Formación bonificadalas entidades de formación o impartidoras están obligadas a inscribirse en dicho registro mediante la entrega o el envío telemático de la Declaración Responsable (Inscripción sin especialidad).
Para la formación programada (bonificada) no se obliga a la inscripción a las empresas que impartan formación a sus trabajadores (Autogestión), sea con sus propios medios docentes o con la contratación de un proveedor externo. El Registro Estatal de Entidades de Formación y los registros de las Comunidades Autónomas se analizarán con su NIF/NIE, y mediante un código único que les será asignado en el momento de su alta. Son las entidades de formación que impartan especialidades formativas, no dirigidas a la obtención de certificados de profesionalidad, ni que estén dentro del catálogo.
En la Formación de Demanda se utilizará el servicio de las Entidades Organizadoras que además impartan formación programada por las empresas en los casos que las que las empresas bonificadas encomienden la organización de los cursos a una entidad Organizadora externa. La inscripción se efectuará a los exclusivos efectos de cursos fuera del Catálogo de Especialidades Formativas, dentro de la iniciativa de formación bonificada, sin perjuicio de las actuaciones posteriores de verificación del cumplimiento de las declaraciones por parte del Sepe.
El Registro Estatal contiene información completa y actualizada acerca de las empresas de formación que imparten FPE en todo el territorio nacional, cualquiera que sea la modalidad. Algunas funciones del Registro Estatal de Entidades de Formación son los de mantener los datos estatales, altas, bajas y modificaciones, publicar auditorías de calidad, indicar los centros sancionados, etc.Las entidades deben ser registradas en las CCAA mediante un asiento inicial de alta, y ello implicará a su vez el alta en el Registro Estatal.
En los registros cada entidad de formación acreditada o inscrita se identificará mediante el NIF/NIE correspondiente y, en su caso, sus centros quedarán caracterizados por: la dirección postal en la que se ubican los espacios en los que se impartirán las especialidades, o en el caso online por la dirección virtual (URL) de la plataforma de teleformación que aloja el material virtual de aprendizaje.
