La correcta gestión documental es fundamental en la Formación Programada por las Empresas, conforme a lo dispuesto en la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, y en el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla su sistema de financiación. Estas normas establecen la obligación de las empresas de custodiar durante cuatro años toda la documentación justificativa original que respalde la aplicación de los créditos de formación y las bonificaciones practicadas en los seguros sociales.
Toda acción formativa, ya sea presencial, de teleformación, mixta o bimodal, debe contar con un respaldo documental que permita verificar su trazabilidad. Entre los documentos que la empresa o la entidad organizadora deben conservar, destacan:
- Acreditación de la entrega de certificados o diplomas de participación, o constancia de su descarga en la plataforma.
- Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes.
- Justificantes de costes y pagos, así como la documentación de la cofinanciación privada, cuando proceda.
- Contabilidad del gasto en formación y de las bonificaciones aplicadas.
En formación presencial:
Deben conservarse los controles de asistencia, y los registros de conexión en caso de aula virtual. Esta documentación acredita la efectiva participación de los alumnos y la duración real de la formación.
En teleformación:
Resulta imprescindible disponer de la guía didáctica, el registro de actividad del tutor-formador y del alumnado, así como de los controles de aprendizaje realizados a lo largo del curso. Estos elementos evidencian la tutorización activa y la consecución de los objetivos formativos.
En la entidad organizadora:
Debe conservarse el contrato de encomienda original suscrito con la empresa bonificada y una copia de toda la documentación justificativa relacionada con la gestión, organización e impartición de la formación encomendada.
Cuando la empresa cuente con representación legal de los trabajadores, es obligatorio poner a su disposición la información relativa al plan de formación y a los Permisos Individuales de Formación (PIF).
La empresa deberá disponer del recibí firmado que acredite la entrega de dicha información, así como del informe de la RLT – RLPT, en caso de haberse emitido. Esta actuación garantiza la transparencia y participación de la representación laboral en la planificación de la formación interna.
Custodia documental de los Permisos Individuales de Formación (PIF).
El PIF es una herramienta que permite a la persona trabajadora realizar acciones formativas reconocidas oficialmente, con derecho a ausentarse de su puesto de trabajo durante el tiempo de formación. Dado que estas horas son objeto de bonificación, la empresa debe conservar la siguiente documentación:
- Solicitud y autorización del PIF (Anexo I).
- Registro de jornada laboral y acreditación del horario laboral del trabajador beneficiario.
- Documentación justificativa del coste salarial y contabilización de la bonificación aplicada.
- Acreditación de la formación realizada, que puede incluir la matrícula o inscripción al curso, el certificado de asistencia o la declaración responsable del beneficiario en caso de formación virtual.
- En el caso de carnés profesionales o permisos de conducción, deberá conservarse copia del carné acreditativo y acreditación de la presentación a examen.
La correcta custodia y gestión documental no debe entenderse como una mera obligación administrativa, también es una garantía de rigor, trazabilidad y solvencia en el uso de los fondos públicos destinados a la formación de las personas trabajadoras. Cumplir con los requisitos de conservación y documentación exigidos por FUNDAE y SEPE refuerza la imagen de las empresas como entidades responsables, comprometidas con la mejora de las competencias de sus equipos .
