En la Formación Programada en el modelo Nº 1, el coste que supone la gestión administrativa externa se considera coste indirecto. El gestor externo, dado de alta como tal en la aplicación telemática, debe acceder con su propio certificado digital de persona física a través del aplicativo de la empresa bonificada.
En el caso de grupos de empresas, si contratan la gestión administrativa externa, es el grupo el que asume la responsabilidad de la correcta ejecución y aplicación de las bonificaciones. En este caso, no es necesario la Entidad Organizadora (externa).
Si un grupo de empresas decidan no participar como tal, y por ello no acreditan la condición de grupo, la entidad que organiza y gestiona la bonificación se denomina entidad externa con independencia de la vinculación existente entre las empresas implicadas.
Si no existe la acreditación como «grupo de empresas» no puede considerarse como formación propia. En cuanto a la facturación, cuando se contrata a una entidad organizadora, esta misma empresa no puede volver a contratar como centro impartidor a la misma empresa que recibe la formación.
En los grupos de empresas se decidirá si organizan la formación por sí misma o si la organiza una empresa del grupo. El curso debe darse de alta en el acceso de bonificada o grupo de empresas en función de quién organice la formación.
Una de las características de los grupos es la «dirección efectiva común», y para ello se debe justificar una sola unidad de decisión o unidad de gobierno. Además, es necesario demostrar que «consolidan balances» mediante aportación de las cuentas anuales consolidadas debidamente inscritas en el Registro Mercantil.