La inteligencia artificial se está incorporando con rapidez al funcionamiento de centros de formación, escuelas de negocios, academias, consultoras, empresas de formación online y departamentos de Recursos Humanos. Sin embargo, utilizar inteligencia artificial no consiste únicamente en entrar en ChatGPT y pedir que redacte un texto. Las herramientas actuales permiten trabajar con documentos, analizar información, investigar contenidos, preparar materiales didácticos, crear ejercicios, apoyar al equipo comercial o mejorar determinadas tareas administrativas.
Para los gerentes y responsables de estas entidades, la cuestión ya no es decidir si deben utilizar inteligencia artificial. El verdadero reto consiste en determinar qué herramientas pueden aportar valor, en qué procesos deben utilizarse y qué tareas deben continuar bajo supervisión profesional. ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot, NotebookLM y Perplexity son algunas de las soluciones generalistas más utilizadas. Aunque comparten determinadas funciones, no todas resultan igualmente adecuadas para los mismos trabajos.
Durante los primeros años de la inteligencia artificial generativa, gran parte de su utilización se concentró en tareas sencillas: redactar un correo electrónico, resumir un texto, generar una publicación para redes sociales o plantear algunas ideas. Esta etapa está cambiando.
Las herramientas actuales pueden trabajar con archivos, documentación interna, hojas de cálculo, presentaciones y diferentes fuentes de información. ChatGPT, por ejemplo, permite analizar documentos, PDF, hojas de cálculo y otros archivos. Gemini está cada vez más integrado con aplicaciones de Google Workspace como Gmail, Drive, Docs, Sheets y Slides.
Esto permite que un centro de formación aplique la IA en diferentes áreas:
- Diseño y actualización de cursos.
- Elaboración de actividades y evaluaciones.
- Preparación de presentaciones.
- Investigación de nuevas materias.
- Análisis de documentación.
- Apoyo a tutores y docentes.
- Preparación de propuestas comerciales.
- Marketing y captación de empresas.
- Organización de información interna.
- Análisis de datos y encuestas.
La diferencia está en comenzar con una pregunta: ¿qué trabajo necesitamos mejorar o realizar en menos tiempo?
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ChatGPT para crear contenidos y apoyar diferentes áreas del centro.
ChatGPT puede ser una de las herramientas más polivalentes para una empresa de formación porque permite utilizarla en áreas muy diferentes. Un responsable académico puede emplearla para estructurar un curso, preparar ejercicios, desarrollar casos prácticos o adaptar un determinado contenido a distintos niveles de conocimiento.
Un tutor puede utilizarla para preparar explicaciones complementarias, preguntas para un webinar, ejercicios de refuerzo o ejemplos relacionados con determinados puestos de trabajo. El departamento comercial puede trabajar sobre argumentarios, propuestas para empresas, campañas de captación o contenidos dirigidos a sectores concretos.
También permite analizar archivos y datos. Por ejemplo, un centro podría cargar una hoja de cálculo con resultados de encuestas de calidad y solicitar un análisis de los aspectos mejor y peor valorados. Pero existe una diferencia importante entre utilizar ChatGPT como generador de textos y utilizarlo como herramienta de trabajo.
Cuando únicamente se solicita “escribe un curso sobre liderazgo” o “haz una noticia sobre inteligencia artificial”, el resultado suele ser generalista. La calidad aumenta cuando se proporcionan documentos, objetivos, características de los alumnos, ejemplos reales, metodología, duración y criterios concretos.
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Gemini para centros que trabajan con el entorno Google.
Gemini puede resultar especialmente interesante para organizaciones que trabajan habitualmente con Google Workspace. Un centro que utilice Gmail para sus comunicaciones, Drive para almacenar documentación, Docs para preparar contenidos y Sheets para gestionar información puede incorporar la inteligencia artificial sobre un entorno que ya utiliza diariamente.
Google está ampliando la capacidad de Gemini para trabajar entre diferentes aplicaciones de Workspace y utilizar, cuando se autoriza, información procedente de archivos, correos y otros recursos de la organización. Para una empresa de formación esto puede tener aplicaciones muy concretas.
Por ejemplo, preparar un primer borrador de una propuesta utilizando información almacenada en Drive, trabajar sobre un documento, resumir información o generar una presentación a partir de contenidos previamente desarrollados. Por tanto, no debe analizarse Gemini únicamente comparando sus respuestas con las de ChatGPT. La decisión también depende de las herramientas que utiliza habitualmente la empresa.
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Microsoft Copilot para organizaciones que trabajan con Microsoft 365.
Una situación similar se produce con Microsoft Copilot. Muchas empresas, consultoras y centros de formación trabajan diariamente con Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. En estos casos, disponer de inteligencia artificial integrada en el ecosistema Microsoft puede facilitar determinadas tareas.
Microsoft ofrece actualmente capacidades de Copilot relacionadas con la creación y trabajo sobre archivos de Word, Excel y PowerPoint, aunque algunas funcionalidades dependen del tipo de licencia contratada. Un departamento de formación puede utilizarlo para preparar documentos, analizar información en Excel, desarrollar presentaciones o trabajar sobre documentación empresarial.
Por ejemplo, si una empresa dispone de una hoja de cálculo con cientos de acciones formativas, puede utilizar herramientas de IA para ayudar a analizar datos, clasificar información o preparar determinados informes. Para un centro pequeño quizá no sea necesario contratar diferentes soluciones. Pero para una organización que ya tiene gran parte de su actividad dentro de Microsoft 365, Copilot puede resultar especialmente útil.
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NotebookLM para trabajar con manuales y documentación propia.
NotebookLM presenta una utilidad especialmente interesante para el sector de la formación: permite trabajar tomando como referencia las fuentes incorporadas por el usuario. Esto resulta adecuado cuando un centro dispone de mucha documentación sobre una materia.
Pensemos, por ejemplo, en un curso formado por ocho unidades didácticas, varios manuales complementarios, normativa, presentaciones y documentación técnica. NotebookLM puede utilizar esas fuentes para realizar consultas, relacionar información o generar determinados materiales de apoyo.
Google ha ampliado además NotebookLM con diferentes formatos para trabajar con las fuentes, entre ellos resúmenes de audio, presentaciones, infografías y resúmenes en vídeo. La propia compañía advierte, no obstante, de que las respuestas pueden contener inexactitudes y deben revisarse.
Esta herramienta puede resultar interesante para:
- Revisar documentación extensa.
- Preparar resúmenes.
- Localizar información dentro de varias fuentes.
- Generar preguntas sobre determinados contenidos.
- Preparar materiales complementarios.
- Facilitar el estudio de una materia.
Para docentes, tutores y responsables de contenidos puede convertirse en un buen apoyo, especialmente cuando trabajan con grandes cantidades de documentación.
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Perplexity para investigar y actualizar contenidos.
Una empresa de formación necesita actualizar continuamente sus cursos. Cambian las tecnologías, aparecen nuevas herramientas, se publican estudios, se modifican procedimientos y, en determinadas materias, también cambia la normativa.
Perplexity está especialmente orientado hacia la búsqueda y la investigación. Su funcionamiento combina la búsqueda de información en Internet con respuestas que incorporan referencias a las fuentes utilizadas. Su modo Research puede realizar múltiples búsquedas, consultar numerosas fuentes y preparar posteriormente un informe sobre la materia investigada.
Para un centro de formación puede ser útil durante la fase inicial de actualización de un curso. Por ejemplo, antes de revisar un programa sobre inteligencia artificial, ventas, marketing o digitalización, el responsable de contenidos puede investigar qué novedades se han producido, localizar documentación y seleccionar posteriormente aquellas fuentes que deben ser revisadas por el especialista.
La herramienta acelera la investigación. Pero la existencia de enlaces y fuentes no significa que toda la información deba aceptarse automáticamente. Las fuentes deben comprobarse, especialmente cuando se trabaja con contenidos legales, técnicos o normativos.
¿Qué herramienta de IA necesita realmente un centro de formación?
No todas las empresas necesitan contratar todas las herramientas. La elección debería depender de los procesos internos y de las aplicaciones que ya utiliza la organización.
Como orientación general:
- ChatGPT: creación, análisis de documentos, contenidos, apoyo comercial y tareas generales.
- Gemini: especialmente interesante para organizaciones integradas en Google Workspace.
- Microsoft Copilot: adecuado para empresas que trabajan intensivamente con Microsoft 365.
- NotebookLM: análisis y explotación de manuales, fuentes y documentación propia.
- Perplexity: investigación, búsqueda de fuentes y actualización de contenidos.
Un centro pequeño puede comenzar utilizando una o dos herramientas. Una empresa con varios departamentos puede establecer soluciones diferentes para administración, formación, contenidos, marketing o dirección.
El objetivo no consiste en acumular suscripciones. Debe analizarse qué horas de trabajo pueden reducirse y qué procesos pueden mejorar.
La IA puede cambiar la forma de producir un curso.
Uno de los ámbitos con mayor potencial es la producción de contenidos formativos. Tradicionalmente, preparar o actualizar un curso exige revisar documentación, redactar contenidos, elaborar actividades, preparar preguntas, diseñar casos prácticos y producir diferentes materiales. La inteligencia artificial puede ayudar en muchas de estas fases.
No obstante, existe un error que conviene evitar: permitir que la IA diseñe automáticamente todo el curso sin intervención del especialista. Este procedimiento suele provocar materiales excesivamente generales, repeticiones, ejemplos poco adecuados y contenidos que no responden realmente a las necesidades de los alumnos. El planteamiento debería ser diferente.
El experto define objetivos, selecciona contenidos y fuentes, determina qué debe aprender el alumno y revisa el resultado. La inteligencia artificial se utiliza posteriormente para acelerar determinadas tareas. En formación, el conocimiento profesional continúa siendo el elemento principal.
Para un gerente, incorporar inteligencia artificial no debería consistir en contratar varias licencias y dejar que cada trabajador las utilice de forma independiente. Es recomendable identificar primero los procesos donde puede generar una mejora real. El centro puede comenzar analizando qué tareas consumen más tiempo, qué trabajos son repetitivos, qué contenidos necesitan actualizarse con frecuencia y en qué departamentos puede obtenerse una mejora de productividad.
Después puede determinarse qué herramienta resulta más adecuada, quién debe utilizarla y qué información puede introducirse. La inteligencia artificial puede aportar importantes ventajas:
- Reducción de tareas repetitivas.
- Mayor rapidez en la preparación de materiales.
- Actualización más ágil de contenidos.
- Apoyo a docentes y tutores.
- Mejora de propuestas comerciales.
- Mayor capacidad de investigación.
- Análisis de documentación y datos.
- Nuevas líneas de formación para empresas.
Las empresas de formación no necesitan generar cientos de textos mediante inteligencia artificial. Necesitan utilizarla para mejorar procesos concretos y producir mejores resultados. El centro que combine conocimiento especializado, calidad pedagógica, herramientas de IA y supervisión profesional tendrá una posición más favorable para competir durante los próximos años.
La pregunta para los gerentes ya no es si ChatGPT, Gemini, Copilot, NotebookLM o Perplexity son buenas herramientas. La verdadera pregunta es en qué procesos de su empresa pueden utilizarlas para trabajar mejor, reducir tiempos y mejorar la formación que ofrecen a sus clientes.
