La formación programada por las empresas, regulada por la Ley 30/2015 y su desarrollo reglamentario en el Real Decreto 694/2017, constituye una herramienta clave para mejorar la cualificación de los trabajadores y la competitividad empresarial. En el caso de las grandes empresas, la correcta gestión del crédito formativo implica una vigilancia de distintos aspectos estratégicos, organizativos y documentales.
Toda acción formativa debe planificarse previamente, definiendo objetivos, colectivos destinatarios, modalidad, calendario y medios pedagógicos. Esta información debe comunicarse a Fundae con antelación al inicio de la formación, a través de su aplicación telemática.
Importante destacar la información a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT). Uno de los pilares del sistema es la transparencia hacia los representantes legales de los trabajadores. Tal como establece el artículo 13 del RD 694/2017, se debe entregar a la RLT información sobre las acciones formativas previstas, incluyendo:
- Objetivos y descripción
- Número de participantes
- Criterios de selección
- Medios e instalaciones
- Balance del ejercicio anterior
La RLT dispone de 15 días para emitir un informe, entendiéndose cumplido el trámite si no lo presenta en ese plazo. Además, debe conservarse prueba documental de este proceso.
También el contrato de Encomienda con Entidades Externas. Cuando se encomienda la organización de la formación a una entidad externa, debe firmarse un contrato que detalle responsabilidades, plazos y condiciones conforme al artículo 12 de la Ley 30/2015. Este contrato es obligatorio cuando la empresa no organiza la formación directamente. Las entidades que imparten formación deben estar debidamente inscritas o acreditadas en el Registro Estatal de Entidades de Formación, en cumplimiento del artículo 15 de la Ley 30/2015. Esto garantiza que las formaciones se ajusten al Catálogo de Especialidades Formativas.
La clave está en planificar la formación con suficiente antelación para no perder oportunidades de bonificación y justificar adecuadamente todos los gastos, especialmente si se aplican en ejercicios posteriores.
Respecto a la contabilidad y documentación justificativa, los gastos de formación deben estar reflejados en la contabilidad de forma separada y justificarse con documentos que acrediten tanto el gasto como su pago. Esto incluye:
- Costes directos e indirectos
- Costes salariales durante la formación
- Documentación contable y de pago
Las empresas de gran tamaño, es decir, aquellas con más de 250 empleados, están sujetas a una obligación específica de cofinanciación del 40% del coste total de las acciones formativas que deseen bonificar a través de la formación programada. Esta medida se establece en el artículo 9.7 del Real Decreto 694/2017, y tiene como finalidad asegurar la implicación activa y proporcional de estas entidades en la mejora de las competencias de su plantilla. Significa que, para poder aplicar la bonificación máxima que le corresponda en los seguros sociales, la empresa debe acreditar que ha asumido al menos el 40% del coste total de la formación con recursos propios.
Esta cofinanciación puede materializarse de varias formas:
- Costes salariales de los trabajadores durante el tiempo que estén recibiendo formación en horario laboral.
- Medios materiales y humanos internos, como aulas, formadores propios, equipos, licencias, etc.
- Gastos de organización, cuando la empresa gestione directamente la formación sin recurrir a entidades externas.
Las empresas deben someterse a controles por parte de Fundae, SEPE e Inspección de Trabajo. Por ello, es fundamental conservar toda la documentación relativa a cada acción formativa durante un periodo de cuatro años.
La formación bonificada representa una valiosa inversión en talento, pero requiere una gestión rigurosa. Las grandes empresas deben asumir un compromiso firme con el cumplimiento normativo, la transparencia y la eficiencia en el uso del crédito formativo, garantizando así que su apuesta por la formación tenga un retorno real y productivo.
