Las tareas principales del personal de oficina son administrativas y de gestión, por lo que los riesgos más comunes son los relacionados con la ergonomía y los psicosociales, por ejemplo la pantalla de ordenador, los equipos informáticos, impresoras, teléfonos, etc., son parte de los equipos utilizados en esta profesión y por ello van a condicionar su trabajo.
Algunos riesgos genéricos se pueden solucionar con la eliminación de obstáculos de las zonas de paso (cableado), dejar los pasillos despejados, apartar los cables eléctricos de máquinas registradoras, ordenadores, teléfono, no utilizar equipos ni instalaciones cuando estén mojados, etc.
Los riesgos específicos están relacionados con las malas posturas al sentarse, posición de la cabeza-cuello, posición brazos y muñecas. Respecto a la pantalla del ordenador, se debe cuidar los destellos o centelleos, ajustar la luminosidad y el contraste, pantalla orientable e inclinable a voluntad, y colocar el monitor en un lugar central y a la altura de los ojos.
Por otro lado, se debe ajustar la altura de la silla para usar el teclado y el ratón correctamente, ajustar la silla para sentarse en una posición reclinada, inclinándose ligeramente hacia atrás desde una posición vertical, adecuado apoyo lumbar, mantener los pies apoyados en el suelo o reposapiés, no meter los pies debajo de su silla, etc.
También existen peligros ocultos que en ocasiones pasan desapercibidos como son la calidad del aire en entornos cerrados, por ejemplo una oficina puede verse contaminada por diversas sustancias desprendidas, tanto por el mobiliario que contiene como por los materiales que componen paredes, suelos y revestimientos, iluminación y el tóner de las impresoras y fotocopiadoras.
En el caso concreto de la tinta en polvo o tóner, más del 80% es resina plástica y contiene un 10% de humo negro. Su inhalación produce efectos como tos crónica e irritaciones cutáneas y en ojos. Por ello, nunca deben emplearse métodos de limpieza en impresoras que dispersen las partículas al aire.
