Las actividades que componen la formación conllevan una serie de procesos que tienden a mejorar al introducir los avances tecnológicos en el control, programación, evaluación y seguimiento de la misma.
Durante los últimos años hemos visto como la incorporación de la tecnología ha permitido mejorar la gestión de procesos en el área de formación. La mejora en el control, programación, evaluación y seguimiento es evidente.
Si analizamos y entramos en el detalle del ciclo formativo podemos encontrar que las etapas de oferta formativa, planificación, desarrollo, ejecución y certificación/cierre han conseguido un ahorro de recursos considerables, por un lado, y mejora en la seguridad de la información, por otro.
Vamos a analizar cada parte con detalle:
Oferta formativa: la difusión en RRSS, portal web, etc., de la formación que proponemos supone un incremento importante en las opciones de captación de nuevos alumnos. Sincronizar la oferta formativa recogida en los sistemas de gestión con las distintas fuentes facilita una mejora productiva importante. Todo ello, acompañado de una analítica detallada: análisis de participantes, desviaciones previstas. Sin duda, lograremos minimizar el esfuerzo y optimizar las tareas de gestión.
Todo el input obtenido en la fase anterior, de una manera estructurada y mediante el uso de IA, nos ayudará a Planificar y desarrollar las acciones formativas con mayor concreción. Podremos asignar los grupos formativos a sus fechas y número de plazas correspondientes, o vigilar la coherencia de los presupuestos.
La fase de ejecución es otro momento clave en el proceso formativo y el uso de la tecnología ha supuesto un salto importante en la mejora de la eficiencia. Por ejemplo, la eliminación del papel a día de hoy es una realidad.
La Firma Digital para el control de asistencia, recibís de material, diploma o anexo son estándares ya instaurados para el día a día. Convirtiéndose también el uso de aulas virtuales para la impartición de formación una realidad palpable
Y, por supuesto, hemos de destacar el uso de plataformas de teleformación con una riqueza y flexibilidad de contenidos nunca vista anteriormente. Es tal el nivel de desarrollo alcanzado en la opción de formación online que la adaptación a diferentes sectores o convenios del tejido empresarial son fácilmente conseguibles.
Por último, y no menos importante, me gustaría enfatizar la mejora en las comunicaciones con la administración. El soporte digital y electrónico posibilita una interacción más fluida. De manera sencilla, se podrán realizar tareas como un control de costes o el almacenaje de la información ante posibles auditorías futuras de manera ágil.
Nos encontramos ante un reto extraordinario donde el área de la formación debe ir de la mano de la tecnología. En todo momento se ha de poder aplicar los avances tecnológicos a la operativa diaria. Es necesario no quedarnos atrás en la aplicación de las novedades tecnológicas. Esto es solo el principio.
