La formación bonificada o formación programada por las empresas, regulada por la Ley 30/2015, y el Real Decreto 694/2017, permite a las empresas invertir en el desarrollo profesional de sus trabajadores recuperando total o parcialmente los costes a través de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Una correcta gestión de los grupos formativos es esencial para optimizar el crédito disponible y garantizar la validez del proceso formativo ante Fundae y el SEPE.
Estados del grupo formativo y gestión de los alumnos
El grupo formativo pasa por diferentes estados administrativos, que determinan las acciones posibles en la plataforma de gestión:
- Anulado, Finalizado o Incidentado: todos los datos aparecen bloqueados.
- Pendiente o Modificado: los datos son editables, salvo los relativos a la acción formativa asociada (modalidad, código y número de horas).
- Válido: grupo correctamente notificado.
- Incidentado: debido a errores como la notificación fuera de plazo o modificaciones no comunicadas.
Los participantes deben añadirse una vez finalizada la formación, siempre que hayan superado al menos el 75% del curso. En el caso de acciones vinculadas a Certificados de Profesionalidad en modalidad teleformación, deben incluirse desde el primer día. El sistema valida automáticamente datos relevantes del trabajador (NISS, nombre, empresa, grupo de cotización) a través de la Seguridad Social. La aplicación impide registrar participantes en caso de incoherencias con la Seguridad Social o la empresa asociada. Además, se permite identificar si el participante ha superado la formación con evaluación positiva, marcando la casilla correspondiente.
Costes de la formación
La gestión de los costes se activa cuando ya existen participantes finalizados. Estos se dividen en:
Costes directos:
- Retribución de formadores.
- Amortización y alquiler de equipos y plataformas.
- Materiales y medios didácticos.
- Alquiler de aulas.
- Seguro de accidentes.
- Desplazamientos y manutención de participantes.
Costes indirectos:
- Gastos generales como luz, agua, limpieza, etc., hasta un 10% del coste total.
Costes de organización:
- Hasta un 10% del coste total si se encarga a una entidad externa. Este límite puede incrementarse hasta el 15% en empresas con 6-9 trabajadores, y hasta el 20% en aquellas con menos de 5 empleados.
La bonificación aplicable se calcula automáticamente en función de los límites establecidos por el módulo económico y los costes admitidos.
Cofinanciación privada. Las empresas deben reflejar los costes salariales de los trabajadores que se forman dentro de su jornada laboral. Estos no son bonificables, pero cuentan como cofinanciación privada. También se incluye el importe no bonificable del grupo que exceda la bonificación declarada.
Incidencias
En situaciones de ERTE, las empresas deben declarar los trabajadores que, habiendo sido puestos a disposición de la formación, no han participado. Es obligatorio adjuntar un PDF con dicha puesta a disposición firmada por el trabajador. Estos empleados no computan en el cálculo del módulo económico y no pueden coincidir con los registrados como participantes.
Se pueden notificar incidencias fuera de los plazos de modificación habitual. Es obligatorio seleccionar el tipo de incidencia, describir la gestión solicitada, aportar documentación acreditativa y notificarla adecuadamente en el sistema. El seguimiento de cada incidencia se puede consultar por su estado: en gestión, requerida, en revisión o no admitida.
Cuando el SEPE emite un requerimiento documental, las empresas deben subir la documentación correspondiente desde la pestaña “Doc. pendiente adjuntar”. Una vez anexado un documento, este será firmado electrónicamente, sin posibilidad de modificación o eliminación posterior.
Una gestión adecuada de la formación bonificada no solo permite maximizar los recursos económicos destinados a la capacitación de los trabajadores, sino que además asegura el cumplimiento normativo frente a Fundae y SEPE. La digitalización de los procesos y la comprensión detallada de cada fase administrativa —desde la creación del grupo hasta la finalización y bonificación— son claves para garantizar una ejecución eficaz y transparente.
