El trabajo administrativo es transversal a todas las empresas. Un administrativo se ocupa de gestionar trámites y comunicaciones internas y externas, organizar la documentación y asegurar el cumplimiento de la normativa en la empresa. Estos profesionales realizan diversas funciones – desde responder comunicaciones y tramitar documentos hasta elaborar informes y organizar reuniones – para que las áreas comercial, financiera, contable, fiscal y laboral funcionen con eficacia. Además, asumen tareas como coordinar y supervisar al personal auxiliar, gestionar cobros y pagos, tratar con clientes y proveedores y presentar documentos ante la administración pública.
El perfil requiere competencias organizativas, coordinación y comunicación constante con equipos y clientes. Los administrativos deben dominar tareas de ofimática (Word, Excel, Outlook), gestión documental mediante sistemas ERP, confección de nóminas y facturas y programas de contabilidad. También necesitan competencias transversales como organización, trabajo en equipo, orientación al cliente, habilidades de comunicación oral y escrita y competencia digital.
La normativa impone a las empresas varias obligaciones: respetar el derecho de información y consulta de la representación legal sobre las acciones formativas, comunicar el inicio y la finalización de la formación y garantizar que las acciones guardan relación con la actividad de la empresa.. A cambio, las empresas se benefician del crédito de formación y del sistema de bonificaciones gestionado por FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo). La normativa permite que las empresas se agrupen para gestionar conjuntamente sus créditos y facilita la participación de organizaciones sectoriales.
Competencias y formación necesaria para el personal administrativo.
La transformación digital y la mayor carga normativa han ampliado las competencias que deben adquirir los administrativos. Las siguientes áreas recogen la formación necesaria para desempeñar el trabajo con eficacia:
- Competencias digitales y ofimática.
En un entorno digital, el personal administrativo debe dominar herramientas informáticas y plataformas de colaboración. Las habilidades digitales son esenciales en la era digital porque la capacidad de utilizar la tecnología de manera efectiva abre oportunidades laborales y mejora la calidad de vida. Subraya la necesidad de adquirir competencias como navegar de forma segura por Internet, realizar trámites en línea, utilizar herramientas de colaboración y comprender tecnologías como la inteligencia artificial y el big data. Se destaca como competencias clave:
- Gestión de herramientas digitales: uso avanzado de Microsoft Office, plataformas de colaboración en línea y CRMs.
- Comunicaciones digitales: manejo de correo electrónico, videoconferencias y redes profesionales.
- Adaptación al cambio y aprendizaje continuo: capacidad para aprender nuevas tecnologías..
- Ciberseguridad y protección de datos: asegurar la seguridad de la información y cumplir la normativa de protección de datos.
- Gestión documental y procesos administrativos.
La gestión de la documentación es una de las funciones clave del personal administrativo. Los administrativos deben organizar y clasificar documentos digitales y en papel para facilitar su accesos. Esto implica formación en sistemas de gestión documental, archivo electrónico y manejo de bases de datos. También se requiere formación en nóminas y facturación, ya que los administrativos introducen facturas, registran operaciones contables y gestionan cobros y pagos.
- Conocimiento de normativa y compliance.
La creciente regulación exige que los administrativos conozcan la normativa aplicable. Se debe contribuir al cumplimiento normativo (compliance) y conocer leyes fiscales, laborales y financieras. Conocer la Ley de Procedimiento Administrativo, la legislación tributaria y la normativa de protección de datos es esencial para tramitar documentos correctamente y evitar sanciones. Además, la Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017 imponen obligaciones de información y consulta que el personal administrativo debe aplicar.
- Habilidades transversales.
Se valoran competencias como la gestión del tiempo, la capacidad de organizar tareas y priorizar, la comunicación efectiva y el trabajo en equipos. El personal administrativo también necesita habilidades en atención al cliente y orientación al servicio, ya que actúa como enlace entre la empresa, proveedores y clientes.
Oferta formativa actual para administrativos.
El sistema de bonificaciones de FUNDAE permite a las empresas financiar la formación de sus trabajadores. Existen numerosos cursos bonificados dirigidos al personal administrativo ofrecidos por entidades acreditadas. Algunas plataformas presentan un catálogo de Cursos de Administración y Oficinas para empresas y empleados con bonificación del 100 %. Entre los cursos destacables figuran:
- Facturación electrónica para PYMES y firma digital.
- Técnicas administrativas básicas de oficina.
- Técnicas avanzadas de secretariado de dirección.
- Cursos de auxiliar administrativo y especializados por sectores (clínicas veterinarias, clínicas dentales, despachos de abogados, talleres de automóvil)
- Gestión del tiempo y planificación de tareas y estrés laboral
- Redacción de escritos e informes administrativos
- Formación en documentación y archivos para secretariado de dirección
Estos cursos se imparten en modalidad online a través de campus virtuales y suelen incluir tutoría personalizada y diploma acreditativo. La diversidad de cursos refleja que, además de las competencias básicas, se demandan habilidades específicas en sectores concretos (sanitario, jurídico, automoción) y competencias transversales como gestión del estrés y habilidades de comunicación.
Formación en competencias digitales.
El auge de la digitalización ha impulsado programas de capacitación en competencias digitales. Adecco expone que la inversión en educación digital permite afrontar los retos del mercado laboral y participar plenamente en la economía digital. Además del dominio de herramientas ofimáticas, las empresas ofrecen formación en ciberseguridad, gestión de datos, inteligencia artificial, big data, marketing digital, teletrabajo y uso de firmas electrónicas, como reflejan los catálogos de cursos bonificados (facturación electrónica y firma digital). Estas acciones ayudan a cumplir la normativa (LOPD, RGPD) y a proteger la información sensible.
Certificados de profesionalidad y formación reglada.
El Sistema Nacional de Cualificaciones contempla certificados de profesionalidad en áreas administrativas (por ejemplo, “Actividades administrativas en la relación con el cliente” o “Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales”). Estas acreditaciones suponen formación reglada con prácticas en empresas y certificación oficial. La oferta de cursos gratuitos del SEPE y de comunidades autónomas incluye cursos en gestión administrativa, trámites con la administración, contabilidad, nóminas y fiscalidad, atención al cliente y gestión de archivos.
Tendencias recientes.
- Teletrabajo y habilidades colaborativas: la pandemia aceleró la adopción del teletrabajo y las empresas buscan formación en herramientas de trabajo remoto, gestión del tiempo y coordinación virtual.
- Inteligencia artificial y análisis de datos: la automatización está transformando las funciones administrativas; se ofertan cursos de introducción al análisis de datos, Power BI y automatización de procesos para administrativos, preparando al personal para roles más analíticos.
- Sostenibilidad y responsabilidad social: las empresas valoran conocimientos en gestión ambiental y responsabilidad social corporativa, lo que se refleja en cursos de “Economía circular en las oficinas” y “Gestión documental sostenible”.
El personal administrativo desempeña un papel central en la organización de las empresas y su trabajo exige una combinación de competencias técnicas, normativas y transversales. La Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017 garantizan el derecho a la formación profesional para los trabajadores, estableciendo un crédito de formación bonificable. Las empresas deben planificar acciones formativas que cubran sus necesidades y respeten la información y consulta de la representación legal.
