Las herramientas de automatización como Make (también Zapier) han surgido como soluciones eficaces para optimizar procesos empresariales. En este artículo intentamos analizar cómo estas plataformas pueden ser ideales para las entidades organizadoras y gestoras de formación, reduciendo errores y asegurando el cumplimiento de la normativa. Es decir, herramientas como Make.com y la automatización basada en Inteligencia Artificial (IA) pueden revolucionar la manera en que se planifica, imparte y gestiona la formación continua.
Make.com es una plataforma de automatización que permite conectar aplicaciones y servicios para crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de conocimientos de programación. En el contexto de la formación continua, Make.com ofrece un abanico de posibilidades para optimizar procesos y mejorar la experiencia de aprendizaje. Para crear estas automatizaciones se deben unir todas las acciones posibles con las distintas aplicaciones para crear flujos de trabajo personalizado.
Conceptos básicos.
Indicamos algunos conceptos importantes en la automatización:
- Escenarios: Son los flujos de trabajo automatizados que conectan diferentes aplicaciones y ejecutan acciones específicas.
- Módulos: Representan las aplicaciones o servicios que se pueden conectar dentro de un escenario.
- Conectores: Son las conexiones entre módulos que permiten el flujo de datos e información.
- Filtros y Transformadores: Herramientas que permiten manipular y procesar los datos según las necesidades específicas del flujo de trabajo.
Aplicaciones prácticas en la Formación Continua.
Algunas aplicaciones prácticas en la Formación Continua pueden ser:
- Gestión automatizada de Inscripciones:
– Crear un escenario que capture las inscripciones de los alumnos desde un formulario online.
– Automatizar la asignación de cursos basada en el perfil y las necesidades del alumno.
– Enviar confirmaciones y recordatorios automáticos a los participantes.
- Seguimiento del progreso de Aprendizaje:
– Conectar la plataforma de elearning con un sistema de gestión de recursos humanos.
– Actualizar automáticamente los registros de formación de los alumnos.
– Generar informes periódicos sobre el progreso y la finalización de los cursos.
- Personalización del contenido formativo:
– Utilizar datos de rendimiento y feedback para adaptar automáticamente los materiales de formación.
– Crear flujos que sugieran recursos adicionales basados en el progreso del alumno.
- Automatización de la evaluación y certificación:
– Diseñar escenarios que califiquen automáticamente las evaluaciones y generen certificados (diplomas).
– Notificar a los supervisores sobre el desempeño de sus equipos en la formación.
Make y la Formación.
La sinergia entre Make.com, la automatización basada en IA y la formación continua está transformando radicalmente la manera en que las empresas y entidades gestoras desarrollan la formación de los trabajadores. Esta combinación optimiza los procesos administrativos asociados a la formación, y permite crear experiencias de aprendizaje más personalizadas, efectivas y adaptativas.
Al dominar estas herramientas y conceptos, los profesionales de la formación y recursos humanos pueden reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas, mejorar la calidad y relevancia de los programas de formación, aumentar el engagement y la retención del conocimiento por parte de los alumnos, y adaptar rápidamente los programas de formación a las necesidades del mercado laboral.
Las empresas buscan formas cada vez más eficientes de gestionar estos procesos, y la automatización es una herramienta clave para lograrlo. Make.com, una plataforma de automatización basada en la web, se presenta como una solución innovadora para optimizar la gestión de la formación, permitiendo a las empresas maximizar los beneficios de sus programas de formación continua.
Automatización de tareas con Make.com.
Make.com permite a las empresas y gestoras automatizar tareas repetitivas y procesos complejos, liberando tiempo y recursos que pueden ser redirigidos hacia actividades de mayor valor añadido. Esto incluye la automatización de inscripciones, el seguimiento del progreso de los participantes, la generación de informes de asistencia y la integración con plataformas de gestión del aprendizaje (LMS).
Por ejemplo, una tarea pesada como la inscripción manual de participantes en cursos puede ser completamente automatizada. Utilizando Make.com, se puede configurar un flujo de trabajo que, al recibir una solicitud de inscripción, automáticamente añada al participante al curso correspondiente en la plataforma de formación, envíe un correo electrónico de confirmación, y registre la inscripción en el sistema de gestión de formación. Esto reduce el riesgo de errores humanos y acelera el proceso.
La automatización efectiva de procesos en la formación continua requiere una comprensión sólida de la lógica de flujos de trabajo. Make.com permite a los usuarios diseñar flujos de trabajo personalizados que reflejan la estructura y necesidades de su empresa. Estos flujos pueden incluir condiciones, bucles, y ramas que se activan según ciertas condiciones, lo que permite un control preciso sobre cómo se gestionan las tareas automatizadas.
Por ejemplo, en un flujo de trabajo para el seguimiento del progreso de los alumnos, se podría configurar una lógica que envíe recordatorios automáticos a aquellos que no han completado ciertos módulos del curso en un plazo determinado. Además, se puede establecer una serie de condiciones para notificar a los administradores si un participante no ha iniciado el curso tras varios recordatorios, activando una intervención más directa.
Creación de Automatizaciones.
Uno de los puntos fuertes de Make.com es su capacidad para integrar múltiples aplicaciones y servicios en un solo flujo de trabajo automatizado. Esto es importante en el ámbito de la formación continua, donde es común utilizar diversas plataformas para la gestión del aprendizaje, la comunicación con los participantes, y la administración de la formación.
Por ejemplo, una empresa podría utilizar Make.com para conectar su plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM) con su LMS y su sistema de contabilidad. Al automatizar la transferencia de datos entre estas plataformas, la empresa puede asegurarse de que los registros de formación estén actualizados en todos los sistemas, y que los informes de formación sean precisos.
La integración de Make.com en la gestión de la formación continua ofrece a las empresas una oportunidad para mejorar la eficiencia, reducir errores y maximizar el impacto de sus programas de formación. En el sector de la Formación contar con herramientas como Make.com puede marcar la diferencia entre una empresa que simplemente sobrevive y una que prospera.
Gestión de la Formación Bonificada.
Las entidades organizadoras deben manejar una amplia gama de tareas:
- Gestión Administrativa: Registro de acciones formativas, alta de empresas y participantes, y comunicación de cambios a Fundae.
- Cumplimiento Normativo: Asegurar que todos los procesos cumplen con las regulaciones establecidas por Fundae y Sepe.
- Documentación: Generación y archivo de documentos necesarios para auditorías y control.
- Comunicación: Coordinación efectiva con empresas clientes y participantes.
- Seguimiento y Evaluación: Control del progreso de los participantes y evaluación de los resultados de la formación.
Estos procesos son propensos a errores humanos y requieren una inversión significativa de tiempo y recursos.
Make (y también Zapier) son plataformas que permiten conectar diferentes aplicaciones y automatizar flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. Realizando:
-Automatización de tareas repetitivas: Eliminación de tareas manuales como la entrada de datos y el envío de correos electrónicos repetitivos.
-Ahorro de Tiempo: El personal puede enfocarse en actividades estratégicas y de alto valor añadido.
-Notificaciones Automatizadas: Envío automático de recordatorios, confirmaciones y actualizaciones.
-Integración de Equipos: Facilita el trabajo en equipo al centralizar información y procesos.
En el apartado de registro y comunicación con Fundae, se valora Automatización del Registro de Acciones Formativas y Grupos, gestión de plazos, configuración de alertas y acciones automáticas para cumplir con los tiempos establecidos. También gestión documental con generación automática de documentos, creación de contratos, hojas de firmas y certificados de manera automatizada. Y por último el almacenamiento ordenado de documentos en la nube, facilitando el acceso y cumplimiento en auditorías. Además del seguimiento de participantes, con un control de Asistencia, automatización del registro de asistencia y generación de informes, y envío y recopilación automática de encuestas de satisfacción y evaluaciones de aprendizaje.
Casos Prácticos. Automatización en la Inscripción.
En los últimos años la inscripción de participantes requería ingresar datos manualmente en múltiples sistemas y enviar correos electrónicos individuales. Ahora al recibir una solicitud de inscripción, Make o Zapier, registran al participante en el LMS, notifican automáticamente al participante con la información del curso, actualizan el registro en Fundae, almacenan la información en el CRM y en el sistema de gestión documental.
También mantener a los participantes informados y comprometidos durante el curso. Mediante el envió de recordatorios automáticos antes de cada sesión, notificaciones sobre materiales adicionales o cambios en el horario, o recibir feedback post-curso mediante encuestas automatizadas.
Por lo tanto, las automatizaciones ofrecidas por Make y Zapier son herramientas eficaces para mejorar la gestión y organización de la formación bonificada por Fundae.
