Las empresas comprometidas con la formación continua de sus empleados deben manejar meticulosamente una serie de documentos que validan y justifican las actividades formativas realizadas. Esto no solo es una cuestión de organización, sino también un requisito legal que garantiza la transparencia y la adecuada administración de la formación bonificada. Para que las empresas puedan custodiar eficientemente esta documentación durante los 4 años que exige la normativa, es imprescindible comprender qué documentos son necesarios y cómo deben ser gestionados.
Documentación de Acciones Formativas Presenciales
Para las formaciones presenciales, es crucial llevar un control de asistencia detallado, proporcionar certificaciones o diplomas al finalizar el curso, y disponer de cuestionarios de evaluación que reflejen el aprendizaje de los participantes. Además, es esencial contar con los CVs y acreditaciones de los tutores, así como con justificantes detallados de costos y pagos relacionados con la formación.
Documentación de Teleformación
En el caso de la teleformación, es necesario mantener una guía didáctica, un registro de la actividad de tutores y alumnos, controles de aprendizaje, y una detallada descripción de los contenidos y recursos formativos utilizados. La plataforma de teleformación y los accesos de usuarios deben mantenerse activos al menos un mes después de finalizado el ejercicio.
Documentación de la Entidad Organizadora
La entidad que organiza la formación debe conservar una copia de toda la documentación y el contrato de encomienda original. Esto asegura que hay un registro completo de la relación contractual y de las responsabilidades asumidas por cada parte.
Documentación Legal de Representación de los Trabajadores
Si existe representación legal de trabajadores en la empresa, deben guardarse los recibos de los informes correspondientes. Estos documentos son prueba del cumplimiento de las obligaciones informativas hacia los representantes de los trabajadores.
Permisos Individuales de Formación
Es imprescindible tener una adecuada gestión de los permisos individuales de formación, que incluye solicitudes, horarios de clases, registros de ausencia de los trabajadores, nóminas, matrículas, pagos y, si aplica, la resolución en caso de títulos propios de universidades.
Aula Virtual
Para el caso del aula virtual, se debe mantener un registro riguroso con la identificación de la formación, incluyendo los alumnos participantes, las fechas y los tiempos de conexión. Esta información es vital para demostrar la efectiva realización de las actividades formativas en línea.
La correcta gestión de estos documentos no solo cumple con los requisitos legales, sino que también maximiza el retorno de la inversión en formación al facilitar la bonificación correspondiente a través de FUNDAE. Una administración detallada y estructurada de la documentación es un reflejo del compromiso de la empresa con el desarrollo profesional de sus trabajadores y con la transparencia en todas sus operaciones. Por lo tanto, es esencial que las empresas implementen sistemas efectivos para la gestión de documentos que permitan no solo cumplir con la normativa, sino también fortalecer sus programas de formación continuada.
