En el ámbito de la formación bonificada, un aspecto crucial para gerentes y responsables de centros de estudios, academias y empresas de formación, es la gestión efectiva y el estricto cumplimiento de las normativas establecidas por Fundae y el SEPE. Este artículo busca proporcionar una guía detallada para garantizar la correcta implementación y aprovechamiento de las oportunidades que ofrece la formación bonificada, enfocándose especialmente en el trabajo de las entidades organizadoras de formación programada.
- Documentación y Conservación de Registros
La legislación vigente requiere que las empresas mantengan una documentación exhaustiva y detallada de la formación por la que se hayan acogido a bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Esta documentación, que debe conservarse durante un período mínimo de 4 años, es esencial para las actuaciones de seguimiento y control por parte de las Administraciones competentes.
Dentro de la documentación a conservar, se incluyen soportes justificativos de los costes, su contabilización y la materialización del pago. Estos documentos deben estar disponibles para su revisión por los órganos de control en caso de ser requeridos. La importancia de esta documentación radica en su capacidad para demostrar la adecuación y legitimidad de las bonificaciones recibidas.
- Plazos y Modalidades de Pago
Un aspecto fundamental en la gestión de la formación bonificada es el cumplimiento de los plazos establecidos para los pagos. Estos deben realizarse hasta el último día hábil de presentación del recibo de liquidación de cotizaciones del mes de diciembre del ejercicio en curso, es decir, antes del 30 de enero del año siguiente. En situaciones donde es necesario prorratear gastos entre varios grupos de alumnos de la misma acción formativa, el prorrateo debe basarse en las horas de formación de cada grupo. Este método asegura una distribución equitativa de los costes y una justificación clara de los mismos.
- Gestión de Costes y Bonificaciones
En el caso de que una entidad encomiende la organización de la formación a una empresa externa, los costes serán admisibles siempre que la factura emitida desglose los costes directos y de organización. Además, es importante tener en cuenta que los costes de organización no pueden superar ciertos porcentajes del coste total de la actividad formativa, variando según el tamaño de la empresa.
- Requisitos Formales para la Facturación
Una factura de formación bonificada debe cumplir con varios requisitos formales para ser válida. Estos incluyen detalles como el número y serie de la factura, fecha de emisión, identificación fiscal y domicilio social de las partes involucradas, y una descripción detallada de las operaciones. Es crucial especificar por separado la base imponible y el tipo impositivo aplicado, y tener en cuenta que la imputación del IVA como coste no es generalmente admisible.
- Obligaciones Contables y de Auditoría
Las empresas deben disponer de libros contables y registros diligenciados según lo exige la legislación mercantil. Todos los gastos relacionados con la ejecución de las acciones formativas y los permisos individuales de formación, así como las bonificaciones aplicadas, deben estar claramente identificados en una cuenta separada de la contabilidad. En el caso de imputación de costes internos para justificar la actividad formativa bonificada, no es necesaria una contabilización en una cuenta específica. Sin embargo, se requiere la elaboración de una memoria justificativa que correlacione estos costes con su contabilización habitual.
La formación bonificada representa una oportunidad significativa para las empresas, pero requiere una gestión meticulosa y un estricto cumplimiento de la normativa vigente. La correcta administración de estos procesos no solo asegura el aprovechamiento óptimo de los beneficios ofrecidos por el sistema de formación bonificada, sino que también protege a las empresas de posibles sanciones y complicaciones legales. Es esencial que los gerentes y responsables de formación estén al tanto de estas directrices y las apliquen de manera efectiva en sus respectivas organizaciones.
Las entidades organizadoras juegan un papel crucial en la gestión de la formación bonificada. Estas entidades deben asegurarse de que los programas de formación cumplen con los requisitos establecidos por Fundae y el SEPE, proporcionando asesoramiento y soporte tanto en la fase de diseño como en la implementación de los cursos.
En resumen, una gestión efectiva de la formación bonificada requiere un entendimiento profundo de las normativas, una documentación meticulosa, y una planificación estratégica centrada en las necesidades formativas. Al cumplir con estos requisitos, los responsables de formación no solo aseguran el cumplimiento normativo y evitan sanciones, sino que también potencian el desarrollo de su capital humano, un activo invaluable para cualquier organización.
Más información en el congreso de Aenoa del 7 de marzo.
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