La Formación Programada por las Empresas, regulada por la Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017, establece de forma expresa que todas las empresas que apliquen bonificaciones en sus cotizaciones sociales deben custodiar durante un periodo mínimo de 4 años la documentación justificativa original vinculada a las acciones formativas y a los Permisos Individuales de Formación (PIF).
Se trata de un deber legal cuyo incumplimiento puede dar lugar a incidencias en los procesos de control de FUNDAE o SEPE, e incluso a la pérdida del derecho a la bonificación.
Documentación exigida en las acciones formativas.
La empresa debe conservar, entre otros, los siguientes documentos:
- Certificados de asistencia y diplomas, así como su puesta a disposición o descarga desde la plataforma.
- Cuestionarios de evaluación cumplimentados por las personas participantes.
- Justificantes de costes, pagos y cofinanciación privada.
- Contabilización del gasto de formación y de las bonificaciones aplicadas.
En función de la modalidad de impartición:
- Presencial: controles de asistencia, recibí material didáctico y registros de conexión (en aula virtual o bimodal).
- Teleformación: guía didáctica, registros de actividad (tutor–alumnado) y controles de aprendizaje.
Un aspecto fundamental en las acciones presenciales es la correcta cumplimentación de las hojas de firmas, en las que debe constar la asistencia diaria de cada participante, firmada de manera individual en todas las sesiones. Estas hojas constituyen la principal evidencia del aprovechamiento efectivo de la formación y deben estar disponibles en caso de verificación. La normativa establece que, para que un alumno sea considerado apto a efectos de justificación, debe acreditar al menos el 75 % de las horas totales del curso, siendo este requisito indispensable para la validez de la acción formativa y la aplicación de la correspondiente bonificación.
Cuando exista representación legal en la empresa, se debe acreditar:
- El recibí de la información del plan de formación y de los PIF.
- El informe emitido por la RLPT (RLT), en los casos en que proceda.
Este trámite asegura la participación y el conocimiento por parte de la plantilla de las acciones formativas bonificadas.
Custodia documental en los Permisos Individuales de Formación (PIF).
En el caso de los PIF, la documentación a conservar incluye:
- Solicitud y autorización del PIF (Anexo I).
- Registro de la jornada laboral y acreditación del horario de la persona trabajadora.
- Justificación del coste salarial imputado.
- Contabilización de las bonificaciones aplicadas.
- Acreditación de la formación mediante matrícula, inscripción al curso y certificados de asistencia.
En el supuesto de formación dirigida a la obtención de carnés profesionales o permisos de conducción, se debe custodiar además la copia del carné acreditativo y la acreditación de presentación a examen.
La correcta custodia de la documentación es una responsabilidad de las entidades organizadora y de las empresas que hacen uso de la formación bonificada. Más allá de ser un requisito formal, constituye una garantía jurídica ante eventuales actuaciones de control, asegurando la trazabilidad de los costes y la validez de las bonificaciones aplicadas.
