Las empresas de formación deberían decir adiós al papel. Es decir, se integra toda la información multimedia que se utiliza en la práctica en la empresa. La información sobre cada cliente y alumno es digitalizada, almacenada y accesible para los gestores. De este modo se evita problemas de almacenamiento. Los documentos se conservan en la “nube” donde no ocupan espacio físico. No se almacenan en un ordenador personal. También se mejora el acceso, y se puede consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Pero la transformación digital no se limita a tener una página web, sino que implica la digitalización de los procesos y la implementación de herramientas que favorezcan la eficiencia y la captación y contacto con el cliente. Es por ello que todas las empresas de formación deberían utilizar modelos híbridos que permitan la conexión personal con el alumno, clave en el proceso de aprendizaje

Según el Observatorio sobre Digitalización el 52% de las pymes españolas considera que su nivel de digitalización ha mejorado durante la pandemia. Sin embargo, la práctica nos dicen que todavía en gran parte de sus procesos la información está basada en papel. Por otro lado, aunque los elevados costes de implementación y la ausencia de personal cualificado son dos de los principales motivos que limitan el desarrollo de la digitalización, la principal barrera que se encuentran las empresas a la hora de avanzar en esta línea es la falta de formación que existe en las plantillas.

En un contexto como el actual, interesa aprovechar los fondos NextGeneration de la Unión Europea, creados para paliar los efectos de la pandemia pueden impulsar este cambio, ya que tienen como uno de sus principales objetivos la digitalización del tejido empresarial, por lo que fomentar la formación de los empleados para potenciar esta transformación tecnológica supone toda una oportunidad para que las empresas se adapten a esta nueva realidad.

En el ámbito de la formación de los empleados, se debe conocer la situación real de los conocimientos y habilidades de la plantilla, así como sus carencias. Preparar un diagnóstico de la situación para saber hacia dónde se debe dirigir los esfuerzos, ya sea la nube, Big Data, administración digital de documentos, etc. Unas de las ventajas de la propia digitalización es que ayuda a las empresas a incentivar el diseño de planes de formación personalizados para que se realicen mediante aula virtual o elearning.

Por lo tanto, digitalizar la formación de la empresa genera muchos beneficios como el ahorro de costes, se puede consumir en cualquier momento y lugar porque el acceso está siempre abierto, permite una adaptabilidad del formato, fomenta el aprendizaje colaborativo, premiar el autoaprendizaje, y es adaptable a las circunstancias de cada persona, ya que permite que cada empleado acceda a la formación cuando mejor se adapte a sus circunstancias laborales y personales.

El sistema digitalizado permite la actualización de los contenidos, es decir, cambiar, editar y añadir contenidos de un proceso sencillo, que no exige rehacer todo el plan de formación o el curso concreto. Al mismo tiempo, las herramientas digitales permiten recoger datos, que aporta información objetiva para conseguir mejorar y ser más eficientes. Y por último, la formación digital mejora la experiencia de aprendizaje, en cuanto a calidad y se adapta a las necesidades de cada alumno.

Hoy los entornos cambiantes y la digitalización marcan las necesidades formativas. De la deslocalización al metaverso o realidad virtual, pasando por los entornos VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad), o las nuevas habilidades que se requieren en el sector. Al mismo tiempo, el mercado laboral ha cambiado, y los profesionales deben adaptarse a estas necesidades emergentes y en continua evolución. Para ello la formación es la pieza clave del cambio, ya que es un proceso que ha de llevarse a cabo a lo largo de toda la vida laboral y que implica el dominio de las herramientas tecnológicas y de digitalización.

En la actualidad hay muchos puestos de trabajo sin cubrir en España, y al mismo tiempo hay muchos alumnos que no podían acceder a la formación profesional pública, y por ello la privada está participando en el sistema. Es un error las altas cifras de paro y al mismo tiempo disponer de 120.000 puestos sin cubrir en nuestro país. Todos los expertos coincidieron en la necesidad de adaptar las formaciones a las demandas del tejido empresarial, haciendo hincapié, además en una apuesta por la polivalencia y la diversificación, clave para el desarrollo económico.