Las empresas bonificadas pueden autorizar o no a sus entidades organizadoras, para ello se debe entrar en el aplicativo de Fundae como Empresa Bonificada, donde se visualizan 4 pestañas y se selecciona la 2ª opción que indica EMPRESA. Posteriormente picar en Datos Empresas, y después seleccionar la pestaña de AUTORIZACIÓN, clicar en SÍ Autoriza, mecanizar el Cif de la Entidad Organizadora y añadir su nombre fiscal.
Por otro lado, las empresas bonificadas utilizando el modelo Nº 1 pueden contratar a una entidad o persona física externa para realizar sólo gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, y en este caso no se considera que haya encomendado la Organización ya que sólo se limita a picar datos en el aplicativo de Fundae. Para ello se debe acceder al aplicativo como Bonificada, seleccionar el apartado USUARIO, picar en el botón Añadir usuario, mecanizar los datos como Gestor Externo y escribir la razón social a la que pertenece.
En el primer caso (Entidades Organizadoras), las empresas que soliciten formación podrán indicar si desean o no autorizar su participación en agrupaciones dadas de alta por entidades organizadoras. Si no autoriza su participación, ninguna entidad organizadora podrá darla de alta. Si indica que SÍ autoriza, deberá señalar el CIF de la entidad a la que se desea autorizar.
Si alguna entidad organizadora ya le ha dado de alta en alguna agrupación, se mostrará en pantalla, pudiendo autorizarla una vez seleccionada. Si la empresa bonificada no autoriza a ninguna entidad organizadora, estas entidades no podrán darla de alta en sus agrupaciones, ni comunicar la formación.
Si la empresa bonificada ya ha sido dada de alta en una agrupación de empresas y no se autoriza su participación con esa organizadora, la empresa bonificada se borrará del listado de empresas de la agrupación siempre que no participe en ningún curso. Si una entidad organizadora ha comunicado algún grupo formativo, a la empresa bonificada le llegará un mensaje para que confirme si desea autorizar o no a la entidad organizadora.
Si la empresa bonificada la autoriza, aparecerá en el aplicativo de la Organizadora como Estado Válido y podrá gestionar su crédito, en caso contrario no se podrá notificar grupos donde participe su empresa, y se debe anular a dicha empresa participante.
Por otro lado, existe un apartado de Observaciones para solicitar modificaciones de los datos grabados, cambios societarios producidos durante el ejercicio, como fusión, escisión o transformación societaria.
Si hay subrogación de trabajadores, se debe acreditar documentalmente el número de trabajadores afectados.
También puede darse el caso que la empresa bonificada utilizando el modelo Nº 1 contrate a una entidad externa para realizar gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, y en este caso no se considera que ha encomendado la Organización ya que dicha actividad sólo se limita a las funciones de gestión externa administrativa (sólo picar datos en el aplicativo).
Es decir, en formación de demanda las empresas pueden tramitar o gestionar la bonificación de los cursos desde el perfil de empresa bonificada, ya sea con una gestión interna o como Gestor Externo. En el caso de Gestor Externo se utiliza un persona ajena a la empresa que a modo de gestión externalizada se encarga de mecanizar los datos en la aplicación de Fundae (picar las AAFF, grupos, comunicar inicio, finalización de cursos, …)
Este Gestor emite una factura a la empresa bonificada, y se justifica como Coste Indirecto, ya que nunca se encargará de la Organización, ni tampoco la Impartición, sólo hace trabajo administrativo de gestión (realizar las mecanizaciones y comunicaciones en el aplicativo). Al ser un servicio externalizado, es aconsejable algún tipo de contrato de servicios y se factura según lo acordado.
Para ser gestor externo se suele utilizar el certificado de persona física, ya que la empresa puede autorizar a una persona física externa a la empresa bonificada. A diferencia de las entidades organizadoras, donde es obligatorio el certificado digital jurídico.
